Sale konferencyjne powinny być projektowane w taki sposób, by wszyscy znajdujący się w pomieszczeniu goście dobrze słyszeli mówcę. Każdy powinien móc z łatwością śledzić dyskusję i w niej uczestniczyć. Ważne jest także, by odgłosy z sali konferencyjnej nie przedostawały się na zewnątrz.
Obecnie standardem jest, że sale konferencyjne są wyposażone w projektory multimedialne, głośniki i systemy telekonferencyjne. Często dwie ściany wykonane są ze szkła, a na trzeciej umieszcza się tablicę do pisania. Dźwięk odbija się między twardymi powierzchniami ścian, tworząc pogłos, który ogranicza zrozumiałość mowy. Zwraca na to uwagę także norma PN-B-02151-4:2015-06, w której zawarto wymagania dotyczące akustyki m.in. pomieszczeń przeznaczonych do prezentacji słownych.
- W pomieszczeniach przeznaczonych do komunikacji słownej oprócz czasu pogłosu dodatkowo podaje się również wartości wskaźnika transmisji mowy (STI), który zawiera się w przedziale od 0 do 1. Wartość STI w pomieszczeniu zależy od poziomu tła akustycznego oraz od czasu pogłosu. Im niższy poziom tła akustycznego i im krótszy czas pogłosu tym większe wartości przyjmuje STI - mówi Monika Sadłowska, ekspert Stowarzyszenia na Rzecz Lepszej Akustyki w Budynkach „Komfort Ciszy”.
Wyeliminowanie odbić dźwięku od ścian i sufitu oraz redukcja hałasu niskoczęstotliwościowego (np. szumu wentylacji czy odgłosów pracy rzutnika) zapewnia dobrą zrozumiałość mowy i większy komfort spotkań.
W jaki sposób wyciszyć salę? Należy zastanowić się nad tym jeszcze przed jej zaprojektowaniem. Wielu architektów sal konferencyjnych decyduje się na sufit akustyczny o dobrym pochłanianiu w niskich częstotliwościach. Warto zwrócić uwagę na ściany - idealnie byłoby, gdyby miały wysoką dźwiękoizolacyjność oraz dźwiękochłonność jednocześnie. Specjaliści są zgodni - panele dźwiękochłonne powinny znajdować się na dwóch przylegających ścianach, aby zminimalizować wielokrotne fal od równoległych powierzchni.
Należy pamiętać, że w pomieszczeniu, w którym zapewniono dobre warunki akustyczne do komunikacji słownej bezpośredniej będą także odpowiednie warunku do komunikacji z nagłośnieniem, natomiast nie zawsze zachodzi odwrotna zależność.